Fiduciaires : annoncer pour un client sur EasyGov

Publié le 5 novembre 2026 · Sources officielles en lien · Information générale, pas un conseil juridique

Pour beaucoup de PME romandes, l’annonce au registre de transparence finira sur le bureau de leur fiduciaire. La loi le permet, mais la procédure EasyGov impose un ordre précis : identité numérique personnelle, procuration signée par la société, puis saisie. Avec des dizaines de clients et des échéances qui s’échelonnent du 1er janvier au 1er avril 2027, la logistique compte autant que l’analyse juridique. Voici la marche à suivre, d’après les indications officielles de l’Office fédéral de la justice (OFJ).

Ce que dit la loi : déléguer, mais rester responsable

L’obligation d’annoncer incombe à la société, et la tâche au membre le plus haut placé de son organe de direction. Celui-ci peut la confier à un tiers, mais il continue d’en répondre (art. 12 LTPM). Pour la fiduciaire, cela a deux conséquences pratiques : obtenir un mandat écrit qui décrit précisément ce qu’elle fait, et faire valider par le client les informations qu’elle saisit.

Étape 1 : un compte AGOV personnel pour chaque collaborateur

Selon l’OFJ, les annonces sur EasyGov « doivent toutefois toujours être effectuées par une personne physique disposant d’un compte AGOV personnel » (FAQ TranspaReg). Un identifiant partagé au nom du cabinet ne suffit pas. Chaque collaborateur qui saisira des annonces doit donc créer son propre accès AGOV et son compte EasyGov, idéalement plusieurs semaines avant les premières échéances.

Étape 2 : la procuration, société par société

Deux situations se présentent (FAQ TranspaReg) :

• La société cliente n’utilise pas encore EasyGov. Le tiers demande l’accès ; EasyGov envoie alors une lettre de procuration à l’adresse du siège de l’entreprise. Elle doit être signée par les personnes habilitées à signer et renvoyée à EasyGov.
• La société est déjà connectée. Une personne qui dispose d’un accès complet peut inviter directement la fiduciaire.

Point essentiel : la procuration « s’effectue séparément pour chaque entreprise ou entité avec n° IDE ». Il n’existe pas de mandat global pour un portefeuille. Une holding et ses deux filiales, ce sont trois procurations.

Le courrier part au siège inscrit au registre du commerce. Pour les sociétés domiciliées chez la fiduciaire elle-même, le délai est court ; pour les autres, prévenez le client qu’une lettre d’EasyGov va arriver, qu’elle n’est pas une facture et qu’il doit la signer et la renvoyer rapidement. Comptez le temps postal aller-retour dans votre planning.

Étape 3 : l’analyse avant la saisie

Pour chaque société, il faut établir qui est ayant droit économique (25 % au moins du capital ou des voix, seul ou de concert, directement ou indirectement, ou contrôle d’une autre manière, art. 4 LTPM), la nature du contrôle et la tranche de participation (art. 13 OTPM). Pour un grand nombre de petites Sàrl, la procédure simplifiée évite une saisie complète : si tous les associés sont des personnes physiques et que les ayants droit sont les associés à 25 % ou plus, la société atteste ce fait et les données sont reprises du registre du commerce (art. 35 OTPM).

Les cas qui demandent du temps sont connus : holdings, sociétés détenues à parts égales, conventions d’actionnaires, trusts, fondations familiales, actionnaires domiciliés à l’étranger. Repérez-les dès maintenant pour les traiter en premier.

Étape 4 : trier le portefeuille par échéance réelle

Les délais transitoires dépendent de la forme et du type de révision (art. 51, al. 3, LTPM) : SA au contrôle ordinaire en premier (1er janvier 2027), puis les autres sociétés au contrôle ordinaire, les autres SA (1er mars 2027) et les autres sociétés (1er avril 2027). Mais une modification de l’inscription au registre du commerce publiée dans la FOSC depuis le 1er octobre 2026 ramène le délai à un mois dès la publication (art. 51, al. 1, LTPM).

Concrètement, chaque mandat de routine (nouvel administrateur, transfert de siège, augmentation de capital) que vous déposez pour un client peut avancer son échéance de plusieurs mois. Le bon réflexe : préparer l’annonce au registre de transparence en même temps que la réquisition au registre du commerce. Un tri du portefeuille fondé sur les seules dates transitoires est donc insuffisant : il faut relire les publications FOSC de chaque société.

Étape 5 : conserver les preuves, suivre les changements

La société doit conserver les pièces justificatives pendant dix ans (art. 8 LTPM). Proposez au client de les archiver avec le dossier annuel. Ensuite, chaque changement d’un fait annoncé doit être annoncé dans le mois (art. 10 LTPM) ; un changement de participation seulement s’il franchit 25, 50 ou 75 % (art. 39 OTPM).

Combien facturer ?

L’annonce est gratuite pour la société (FAQ TranspaReg) : ce que vous facturez, c’est l’analyse, la collecte des pièces et la responsabilité du suivi. Dites-le clairement à vos clients : l’inscription est gratuite ; seuls les rappels, sommations et décisions de l’autorité, ainsi que les extraits, sont soumis à émolument (100 à 150 francs de l’heure pour les rappels et sommations, 40 francs par extrait, art. 68 OTPM). Une ligne distincte dans le mandat annuel (« tenue et suivi du registre de transparence ») évite toute confusion avec un émolument officiel.

Pour un portefeuille important, le suivi dans la durée a souvent plus de valeur que la première annonce : chaque cession de parts, chaque nouvelle convention entre associés ou chaque changement à la présidence peut obliger à modifier l’inscription dans le mois. Intégrez ce contrôle à la clôture annuelle, au moment où vous mettez à jour le registre des actions ou des parts.

Liste de contrôle pour le cabinet

1. Comptes AGOV personnels créés pour chaque collaborateur concerné.
2. Liste des IDE clients, avec forme juridique et type de révision.
3. Publications FOSC depuis le 1er octobre 2026 relues pour chaque société.
4. Procurations EasyGov demandées, clients prévenus de l’arrivée du courrier.
5. Cas complexes identifiés et planifiés en priorité.
6. Mandat écrit précisant le rôle du cabinet (art. 12 LTPM).